Primavera P6: hướng dẫn lập tiến độ dự án lớn

Có một chuyện ít ai nói khi tuyển người lập tiến độ: biết MS Project chưa chắc đã làm được P6. Mình từng ngồi cạnh một anh làm tiến độ bảy năm, sang dự án vốn vay mở P6 ra thì loay hoay cả buổi sáng, không phải vì nút bấm khó, mà vì tư duy sau lưng phần mềm nó khác hẳn.

MS Project coi mỗi tiến độ là một tệp. Gửi cho nhau qua email, ai mở cũng thấy y như vậy. P6 không thế. Muốn dựng một tiến độ P6, bạn phải dựng trước ba cái cây: cây dự án, cây trách nhiệm, cây phần việc. Chưa có ba cây đó thì chưa gõ được công tác đầu tiên. Nghe phiền, nhưng chính chỗ đó lại là thứ đáng tiền nhất của P6.

Primavera P6 khác MS Project ở chỗ nào

Khác lớn nhất nằm ở chỗ dữ liệu. P6 lưu mọi dự án trong một cơ sở dữ liệu, không phải mỗi dự án một tệp rời. Bạn cài P6 ở chế độ độc lập thì cơ sở dữ liệu nằm ngay trên máy bạn, dưới dạng một tệp database. Còn cài nối máy chủ thì dữ liệu nằm trên Oracle hoặc SQL Server, nhiều người vào cùng lúc.

Nghe khác biệt này có vẻ kỹ thuật, nhưng nó kéo theo hệ quả rất thực tế khi bạn quản một đơn vị có năm dự án chạy song song.

Một điểm nữa ít được nói tới: mọi phép tính của P6 bắt đầu từ data date. Bạn đặt data date vào ngày nào, phần mềm coi như hôm nay là ngày đó. Cập nhật tiến độ tháng này rồi tháng sau quên đổi data date là toàn bộ số liệu còn nằm ở tháng trước, đường găng tính ra sai, mà P6 không báo lỗi gì cả. Nó im lặng. Mình từng bị đúng kiểu đó, họp xong mới phát hiện.

Cái bẫy đơn vị tiền tệ đặt một lần

Trong lúc tạo cơ sở dữ liệu, P6 hỏi bạn đơn vị tiền tệ cơ sở. Chọn xong là xong. Không đổi lại được. Muốn đổi thì phải lập cơ sở dữ liệu mới, tức là dựng lại từ đầu.

Điều này quan trọng với dự án vốn vay, nơi hợp đồng ký bằng USD nhưng bạn lại muốn theo dõi chi phí thực chi bằng VND. Nếu lỡ chọn VND làm đơn vị cơ sở, bạn vẫn khai được đồng USD như một loại tiền khác, nhưng cách quy đổi và báo cáo nó lằng nhằng hơn nhiều. Ngược lại, chọn USD làm gốc thì mọi báo cáo nội bộ đều ra số USD, kế toán bên bạn phải tự quy đổi.

Cách làm gọn nhất mà mình thấy nhiều đơn vị dùng: tạo cơ sở dữ liệu với đơn vị gốc đúng như hợp đồng, khai thêm loại tiền thứ hai, và ghi quy ước đó vào tài liệu nội bộ để người sau vào không phải đoán.

Dựng EPS và OBS trước khi gõ công tác

EPS là Enterprise Project Structure, cây chứa các dự án. Đây là thứ mà một tệp MS Project đơn lẻ không bao giờ trả lời được.

Chuyện hay gặp: ban giám đốc hỏi tháng sau toàn đơn vị cần bao nhiêu thợ cốp pha. Nếu mỗi dự án nằm một tệp riêng, bạn phải mở từng tệp, xuất nhân lực ra, rồi cộng tay. Năm dự án là một buổi chiều. Trong P6, bạn mở cửa sổ Resources, lọc theo Resource Code, chọn tất cả dự án trong EPS, đọc biểu đồ nhân lực tổng. Vài phút.

OBS là Organizational Breakdown Structure, cây trách nhiệm. Cái này dùng để trả lời câu "ai chịu trách nhiệm việc này". Ở dự án có tổng thầu chính và các nhà thầu phụ, OBS cho bạn phân quyền để mỗi bên chỉ nhìn thấy phần việc của mình khi truy cập vào cơ sở dữ liệu chung.

WBS thì quen thuộc hơn, là cây phần việc bên trong dự án. Ba cây này dựng xong trước khi gõ hoạt động đầu tiên, và đây là lý do nhiều người mới thấy P6 "khó vào". Thật ra nó không khó, chỉ là nó không cho bạn tắt đường tắt.

Lịch làm việc: số giờ trong ngày phải khớp

Đây là lỗi kinh điển của P6, và nó nguy hiểm vì sai mà không có cảnh báo nào.

P6 có ba loại lịch: global, project và resource. Lịch quyết định ngày nào làm, ngày nào nghỉ, một ngày làm mấy tiếng. Nhưng P6 còn có một thiết lập riêng trong Admin Preferences gọi là quy đổi giờ sang ngày (hours per day). Nếu lịch của bạn khai một ngày làm 8 giờ mà Admin Preferences lại đặt 8 giờ/ngày, mọi thứ khớp. Còn nếu lịch khai 7 giờ mà Admin Preferences để 8, thời lượng 1d sẽ được hiểu thành 8 giờ công trong khi thực tế tổ đội bạn làm 7 giờ một ngày.

Sai lệch nhỏ đó lan ra toàn tiến độ. Đường găng, ngày hoàn thành, biểu đồ nhân lực, tất cả đều dịch theo một tỷ lệ sai mà nhìn ngoài không thấy. Đến lúc nhà thầu phụ đọc tiến độ và báo "sao ngày này em tính khác anh", bạn mới mò ra.

Việc cần làm ngay sau khi tạo dự án: mở cả hai chỗ ra, đối chiếu số giờ, rồi mới nhập công tác. Mất hai phút, tránh được cả tuần sửa.

Nhập công tác và Activity Code

Hoạt động trong P6 tương đương công tác trong MS Project. Có bốn loại thời lượng: Duration Type, gồm Fixed Duration and Units Time, Fixed Duration and Units, Fixed Units và Fixed Units Time. Với công việc thi công theo tổ đội, kiểu Fixed Units Time hay dùng nhất, vì nó giữ nguyên số nhân công và giữ nguyên thời gian, chỉ cho thời lượng co giãn khi bạn đổi số người.

Điểm khác biệt lớn nằm ở Activity Code. MS Project cho bạn thêm cột tuỳ chỉnh, nhưng cột đó thuộc về tệp. P6 thì Activity Code thuộc về cả đơn vị, dùng lại cho mọi dự án. Bạn tạo một bộ code như:

• Bộ môn: Kết cấu, Kiến trúc, Cơ điện, Hạ tầng
• Khu vực: Tầng hầm, Tầng 1-5, Tầng 6-10, Mái
• Nhà thầu: Thầu chính, Thầu phụ A, Thầu phụ B
• Giai đoạn: Ép cọc, Đào đất, Móng, Thân, Hoàn thiện

Bốn bộ code này thay cho vài chục cột rối rắm. Muốn xem tiến độ phần cơ điện tầng 6-10 do thầu phụ A làm, bạn lọc ba bộ code cùng lúc, ra ngay. Muốn gửi báo cáo cho giám đốc theo từng nhà thầu, bạn group theo code Nhà thầu, P6 tách bảng ra.

Cái này đáng công dựng sớm. Dựng muộn thì phải hồi tố cả nghìn dòng hoạt động, mệt hơn nhiều.

Quan hệ công việc, ràng buộc và đường găng

Bốn loại quan hệ: Finish to Start, Start to Start, Finish to Finish, Start to Finish. Trong thực tế thi công Việt Nam, hai loại dùng nhiều nhất là FS cho trình tự tuyến tính và SS kèm lag cho công việc chồng lấn.

Ví dụ cụ thể: đổ bê tông sàn tầng 3 xong mới bắt đầu cốp pha sàn tầng 4 là quan hệ FS. Nhưng thực tế tổ cốp pha tầng 4 bắt đầu vào buổi chiều cùng ngày đổ bê tông, sau khi đã xong nửa sàn. Ký hiệu SS+0.5d chính là cách mô tả đúng.

Ràng buộc (constraints) chia hai loại. Ràng buộc mềm là mong muốn, ví dụ không bắt đầu trước ngày 15. Ràng buộc cứng là bắt buộc, ví dụ phải xong trước ngày 30 vì đó là mốc bàn giao trong hợp đồng. Ràng buộc cứng dùng nhiều quá thì đường găng mất ý nghĩa, vì P6 bị khoá vào ngày bạn ghim chứ không còn tính theo logic công việc. Mình thấy nhiều tiến độ trình lên mà đường găng đỏ rực một đoạn vô nghĩa, gốc rễ chỉ là mấy cái ràng buộc cứng ghim bừa.

Total Float và Free Float là hai khái niệm bạn phải phân biệt khi đọc báo cáo. Total Float là thời gian dự trữ của công việc so với ngày hoàn thành cả dự án. Free Float là dự trữ trước khi ảnh hưởng tới công việc liền sau. Nhà thầu phụ quan tâm Free Float, vì nó cho biết còn được trễ bao nhiêu mà không đẩy việc kế tiếp. Giám đốc dự án quan tâm Total Float.

Lập lịch bằng F9. Khi chạy, P6 hỏi bạn xử lý công tác làm ngoài trình tự thế nào. Có hai chế độ:

Retained Logic — P6 giữ logic đã khai, nghĩa là công việc phía sau chờ công việc phía trước xong mới chạy, kể cả khi thực tế người ta đã làm vượt. Cách này cho ra đường găng dài hơn, sát với kế hoạch ban đầu.

Progress Override — P6 bỏ qua logic, cho công việc phía sau chạy tiếp. Cách này cho đường găng ngắn hơn, sát với thực tế đang diễn ra.

Không có lựa chọn nào đúng tuyệt đối. Điều quan trọng là cả dự án dùng thống nhất một chế độ, và bạn ghi rõ trong ghi chú tiến độ để người duyệt biết bạn đang tính theo cách nào.

Tài nguyên, chi phí và cân đối nhân lực

P6 phân biệt Role và Resource. Role là vai trò, ví dụ "kỹ sư kết cấu". Resource là người hoặc máy cụ thể. Bạn gán Role trước khi biết chính xác ai làm, sau này thay bằng Resource tên thật.

Ba loại tài nguyên: labour (nhân công), nonlabour (máy móc, thiết bị), material (vật tư tiêu hao). Mỗi loại có cách tính chi phí khác nhau. Vật tư tính theo khối lượng, máy móc tính theo ca, nhân công tính theo giờ công.

Resource Curve là chỗ P6 hơn MS Project rõ rệt. MS Project cho bạn phân bổ đều hoặc theo vài kiểu có sẵn. P6 cho bạn vẽ đường phân bổ theo từng công việc. Ví dụ công tác đổ bê tông cần 20 thợ trong 3 ngày, bạn vẽ được đường cong tăng dần rồi giảm dần, thay vì một đường phẳng 20-20-20.

Resource Leveling trong P6 mạnh nhưng phải dùng cẩn thận. Nó tự đẩy công việc để giải quyết quá tải tài nguyên, và nó có thể đẩy ngày hoàn thành dự án ra xa. Bật xong phải đọc lại đường găng và so với hợp đồng. Mình từng thấy một bạn bật leveling rồi trình tiến độ, ngày hoàn thành lùi hai tháng so với hợp đồng mà không để ý.

Baseline và cập nhật tiến độ hằng tháng

Baseline là ảnh chụp tiến độ được duyệt. Trong P6, mỗi dự án có thể có nhiều baseline. Bạn gán một baseline làm baseline chính để so sánh.

Chu trình cập nhật hằng tháng, làm đúng thứ tự:

1. Đổi data date sang ngày cập nhật
2. Nhập ngày thực tế bắt đầu và kết thúc cho công việc đã xong
3. Nhập thời lượng còn lại cho công việc đang làm
4. Chạy Apply Actuals nếu bạn lấy số liệu từ hệ thống khác
5. Chạy Update Progress
6. Chạy F9 để lập lịch lại
7. Store Period Performance để lưu số liệu kỳ này
8. So với baseline, đọc chênh lệch và chỉ số earned value

Bước 7 là bước nhiều người bỏ qua. Không lưu số liệu kỳ thì tháng sau bạn không có gì để so, chỉ còn cách chụp lại baseline mới, và thế là mất dấu vết lịch sử của dự án.

Nói thật, hai tuần đầu làm chu trình này mất cả ngày. Sau quen thì một buổi sáng là xong một dự án.

Layout: thứ lưu trong cơ sở dữ liệu, không trong dự án

Layout là bộ khung nhìn P6: cột nào hiện, nhóm theo gì, lọc theo gì, thanh Gantt tô màu ra sao. Nó giống như một mẫu báo cáo dựng sẵn mà bạn mở ra là dùng.

Cái bẫy: layout lưu trong cơ sở dữ liệu, không lưu trong tệp dự án. Bạn xuất tệp XER gửi cho người khác, layout không đi theo. Người nhận mở ra thấy bảng công tác trơ trọi, không có bộ lọc bạn đã kỳ công dựng.

Muốn gửi kèm layout thì phải xuất riêng. P6 cho phép xuất layout thành tệp và nhập vào cơ sở dữ liệu khác, nhưng nhiều người không biết, nên mỗi lần gửi là mỗi lần bên nhận phải dựng lại từ đầu.

Bộ layout nên dựng sẵn trước khi vào việc quan trọng:

Nếu bạn làm dự án cần in khổ A1 — hồ sơ trình duyệt bên tư vấn thường yêu cầu — thì thiết lập in phải làm trước. P6 in Gantt khổ lớn tốt hơn MS Project, nhưng phải chỉnh thang thời gian và cỡ chữ cho khớp, không thì in ra chữ li ti không ai đọc được.

Một tiến độ P6 hoàn chỉnh, làm từ đầu

Phần này mình ghi theo đúng trình tự một người lập tiến độ ngồi làm thật, không phải danh sách lý thuyết.

Bước 1 — Thu hồ sơ. Bản vẽ thi công hoặc bản vẽ thiết kế cơ sở, bảng khối lượng, hợp đồng có mốc tiến độ, điều kiện mặt bằng, danh sách tổ đội và máy móc dự kiến. Thiếu bảng khối lượng thì thời lượng chỉ là phỏng đoán.

Bước 2 — Tạo EPS và dự án. Đặt tên dự án theo quy ước của đơn vị, gán Project ID, khai đơn vị tiền tệ đúng như hợp đồng.

Bước 3 — Khai lịch. Lịch làm việc, ngày nghỉ lễ trong năm, số giờ một ngày. Đối chiếu với quy đổi giờ/ngày trong Admin Preferences. Làm bước này trước mọi bước khác.

Bước 4 — Dựng WBS. Chia theo hệ thống công trình, không chia theo phòng ban. Nhà nhiều tầng thường chia: Công tác chuẩn bị, Phần ngầm, Phần thân, Phần hoàn thiện, Cơ điện, Ngoài nhà, Nghiệm thu bàn giao.

Bước 5 — Nhập hoạt động. Đặt Activity ID theo quy ước, ví dụ A010, A020, A030 để sau này chèn hoạt động vào giữa vẫn còn khoảng trống. Thời lượng tính từ khối lượng chia năng suất tổ đội, không bốc thuốc.

Bước 6 — Khai Activity Code. Gán đủ bốn bộ code như đã nói ở trên. Làm ngay lúc nhập, đừng để sau.

Bước 7 — Nối quan hệ và lag. Nối theo trình tự thi công thật, không nối cho đẹp hình. Đặt lag chỗ nào có chồng lấn thật.

Bước 8 — Gán tài nguyên. Gán theo tổ đội và máy thi công. Đọc biểu đồ nhân lực, xem có tuần nào vọt lên vô lý không. Có thì quay lại chỉnh quan hệ, đừng vội bật leveling.

Bước 9 — Lập lịch, đọc đường găng. Chạy F9. Nếu đường găng đẩy ngày hoàn thành vượt mốc hợp đồng, xem lại quan hệ, tăng tổ đội ở hoạt động găng, hoặc tách công việc ra. Rút ngắn tiến độ bằng cách tăng nhân lực ở hoạt động găng là cách hiệu quả nhất, nhưng phải kiểm tra xem mặt bằng có đủ chỗ cho người làm không.

Bước 10 — Đặt baseline. Chốt baseline sau khi đã thống nhất với các bên.

Bước 11 — Dựng layout trình duyệt. Chọn layout Đường găng, kiểm tra cột và định dạng thanh, in thử khổ A1 xem chữ có đọc được không.

Bước 12 — Soát trước khi gửi. Danh mục soát mình rút ra sau vài lần bị trả bài: data date đã đúng chưa, lịch lễ đã đủ chưa, có hoạt động nào thời lượng bằng 0 ngoài mốc không, có quan hệ nào tạo vòng lặp không, tổng thời lượng có khớp với hợp đồng không, và thứ hay bị bỏ nhất — có hoạt động nào chưa gán Activity Code không.

Những lỗi hay gặp và cách xử lý

Data date quên đổi. Triệu chứng: số liệu không nhúc nhích dù bạn vừa nhập ngày thực tế. Sửa: đổi data date, chạy lại F9.

Sai lịch làm việc. Triệu chứng: ngày hoàn thành lệch vài ngày so với tính tay. Sửa: đối chiếu số giờ mỗi ngày trong lịch với quy đổi giờ/ngày.

Công tác hiện màu đỏ không rõ lý do. Thường là ràng buộc cứng ghim một ngày không khớp với logic. Xem cột constraint và xoá ràng buộc thừa.

Layout mất khi đổi máy. Vì layout nằm trong cơ sở dữ liệu. Xuất layout ra tệp riêng và lưu kèm hồ sơ dự án.

Chuyển từ MS Project sang P6 thì hỏng. P6 có nhập được tệp từ MS Project nhưng logic nhập không hoàn hảo. Ràng buộc mềm dễ bị chuyển thành cứng, lag đôi khi bị làm tròn. Nhập xong phải soát lại quan hệ và ràng buộc từng đoạn lớn, không tin ngay là chạy đúng.

Cơ sở dữ liệu độc lập không tự sao lưu. Đây là rủi ro thật. Cơ sở dữ liệu nằm trên máy một người, máy hỏng là mất. Thói quen bắt buộc: xuất tệp XER mỗi lần phát hành tiến độ, lưu vào thư mục dự án trên ổ chung hoặc trên cloud.

Vài chuyện vận hành ở công trường Việt Nam

P6 ở Việt Nam chủ yếu xuất hiện ở dự án có vốn vay nước ngoài, hoặc gói thầu ký theo mẫu hợp đồng quốc tế. Còn công trình trong nước, ngân sách nhà nước, hoặc nhà thầu tư nhân quy mô trung bình thì MS Project hoặc thậm chí Excel vẫn phổ biến hơn. Nếu bạn đang cân nhắc học gì, hãy nhìn vào loại dự án mình sẽ làm, không phải nhìn vào việc phần mềm nào mạnh hơn.

Một điểm nữa: hồ sơ trình duyệt bên tư vấn giám sát ở các dự án vốn vay thường yêu cầu bản in khổ A1. Đồng thời, họ yêu cầu tệp XER gốc để nhập vào hệ thống của họ kiểm tra. Nghĩa là tiến độ của bạn không chỉ để xem, nó phải đúng về logic cấu trúc, vì phần mềm bên họ sẽ kiểm tra chất lượng mạng lịch.

Và cái hạn chế của P6 mà ít tài liệu nói: nó không phải chỗ tốt để vừa họp vừa nói chuyện. Giao diện dày đặc, thao tác nhanh thì tốt, nhưng chiếu lên máy chiếu cho cả phòng xem thì rối. Nhiều đơn vị lập ở P6 rồi xuất sang Excel hoặc PDF để họp, giữ P6 làm nơi dữ liệu thật sống.

Mình cũng nói luôn phần tốn kém: cài P6 bản đầy đủ không rẻ, mà bản chạy độc lập lại không có đầy đủ tính năng như bản nối máy chủ. Bạn xem kỹ gói giấy phép trước khi mua, đừng mua xong mới phát hiện thiếu tính năng mình cần.

---

Tài liệu P6 mình dùng để viết bài này

Bài viết này mình viết dựa trên bộ tài liệu Hướng dẫn sử dụng Primavera P6 — Việt/Anh, 133 trang song ngữ, gồm 12 chương và 2 phụ lục. Nội dung đi từ EPS, WBS, hoạt động, quan hệ và ràng buộc, đường găng, tài nguyên và chi phí, baseline, cập nhật tiến độ hằng tháng, layout và báo cáo, in khổ A1 và trao đổi tệp XER. Phụ lục có bảng phím tắt, danh sách cột nên hiện khi lập và khi theo dõi, các layout nên dựng sẵn, và bảng thuật ngữ P6 Anh — Việt.

Tài liệu viết song ngữ Việt — Anh cạnh nhau, để bạn đọc hiểu bằng tiếng Việt mà vẫn khớp đúng tên trường và tên lệnh tiếng Anh mà P6 in ra trên màn hình. Đây là chỗ quan trọng, vì mình từng thấy người dịch tài liệu P6 mà không khớp tên trường, đọc xong vẫn không tìm ra nút.

Giá 69.000đ. Bạn xem trước 5 trang đầu miễn phí tại trang sản phẩm, đủ để biết văn phong và độ chi tiết có hợp với mình không.

Bên mình nhận chuyển khoản trong nước, không cần thẻ quốc tế, không cần ví điện tử gì thêm. Sau khi chuyển khoản, tài liệu được gửi trong vòng 24 giờ.

Xem chi tiết và 5 trang xem trước: https://globalmarket.vin/vi/product/huong-dan-primavera-p6

Nếu bạn đang làm dự án vốn vay và lần đầu phải trình tiến độ bằng P6 cho tư vấn nước ngoài, phần danh mục soát trước khi gửi trong tài liệu là chỗ nên đọc trước tiên. Nó không dạy gì mới, chỉ nhắc bạn những thứ người duyệt soi đầu tiên.