Cách lập tiến độ thi công bằng MS Project

Có một cảnh gần như công trình nào cũng gặp. Chủ đầu tư gọi lúc 4 giờ chiều: "Mai họp, gửi anh cái tiến độ". Bạn mở file Excel ra. Ba mươi sheet. Sheet gốc thì bị sửa tay đến mức không ai nhớ dòng nào đúng, sheet phụ thì lệch ngày so với sheet gốc. Sửa ngày bắt đầu móng từ 05/03 sang 12/03 xong ngồi kéo tay từng dòng một, kéo đến dòng thứ 60 thì mỏi mắt nhập sai, thành ra cả bảng lệch nhau.

Đó chính là lúc nên chuyển sang MS Project. Không phải vì nó sang, mà vì nó tự tính lại ngày khi bạn đổi một mối quan hệ. Nhưng dùng sai thì nó cũng dở đúng như Excel, thậm chí tệ hơn vì bạn tưởng máy đã tính đúng.

Dưới đây là trình tự mình vẫn làm, từ lúc ngồi xuống đến lúc in được bản tiến độ đưa cho chủ đầu tư.

Trước khi mở MS Project, trong tay phải có gì

Đừng mở phần mềm trước rồi vừa làm vừa nghĩ. Có ba thứ cần chuẩn bị trước, và thiếu cái nào thì ngồi lại cũng vô ích.

Thứ nhất, danh mục công việc đã bóc tách. Lấy từ bảng khối lượng, hoặc từ trình tự thi công bạn đã thuộc. Ví dụ một nhà phố 5 tầng, một tầng hầm: phần ngầm, kết cấu thân, xây tô, MEP, hoàn thiện, nghiệm thu bàn giao.

Thứ hai, thời lượng dự kiến cho từng đầu việc. Cái này nên lấy từ định mức nhân công/ca máy bạn vẫn dùng, đừng bốc. Đổ sàn 26 m³ bê tông mà cho 1 ngày thì tiến độ đẹp, nhưng hôm thi công xong bạn sẽ phải giải thích với sếp.

Thứ ba, ngày bắt đầu thật. Không phải ngày đẹp trong hợp đồng, mà ngày bạn tin rằng đội thật sự xuống công trường.

Bước chuẩn bị này chiếm khoảng một buổi. Nhưng nó tiết kiệm cho bạn cả tuần sửa file sau đó.

Bước 1: Khai báo dự án và lịch làm việc

Mở MS Project → tạo file mới → vào Project Information khai ngày bắt đầu. Mặc định phần mềm để Schedule from Project Start Date, giữ nguyên như vậy.

Rồi vào Change Working Time. Đây là chỗ quyết định tiến độ đúng hay sai mà người mới hay bỏ qua. Bạn cần khai:

• Giờ làm việc trong ngày. Ca 8 tiếng là mặc định. Nếu công trình chạy 2 ca hoặc 3 ca thì phải tạo calendar riêng.
• Ngày làm thứ Bảy. Rất nhiều công trình Việt Nam làm sáng thứ Bảy, nhưng lịch Standard của phần mềm nghỉ cả thứ Bảy và Chủ nhật. Không khai, tiến độ sẽ tự đẩy dài ra.
• Ngày lễ, Tết. Dịp Tết mà không trừ, MS Project vẫn cho công nhân đổ bê tông ngày mùng 3.

Không khai lịch mà tiến độ ra 180 ngày trong khi bạn tính tay 150 ngày — chín trên mười lần là do mấy cái ngày nghỉ này.

Manual Scheduled và Auto Scheduled: chỗ vấp đầu tiên

Từ MS Project 2016 trở đi, task mới tạo mặc định ở chế độ Manually Scheduled. Nghĩa là bạn gõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc thẳng vào cột, phần mềm không can thiệp gì.

Người mới thường nhập kiểu này, xong mới nối mũi tên phụ thuộc giữa các công việc. Rồi đổi ngày bắt đầu dự án. Các công việc không chịu dời. Bạn tưởng file lỗi, tắt mở lại, vẫn thế. Thực ra không lỗi gì cả — task đang ở chế độ thủ công nên nó giữ đúng cái ngày bạn gõ vào.

Cách xử lý: chọn toàn bộ task, bấm Auto Schedule trên thanh công cụ, hoặc chuyển cột Task Mode sang Auto Scheduled. Từ đó về sau, bạn chỉ nhập thời lượng và mối quan hệ, phần mềm tự tính ngày.

Mình thường làm thế này: cho toàn bộ task ở Auto, chỉ để tay ở vài mốc cố định thật sự, ví dụ ngày khởi công, ngày buộc phải cấp điện tạm, ngày bàn giao. Mấy mốc đó dùng task loại Milestone, và nên ghim bằng ràng buộc thay vì để ngày trần.

Bước 2: Chia WBS

WBS là cây phân rã công việc. Nói đơn giản là bạn đặt tên, rồi gom công việc vào nhóm.

Cách nhanh nhất trong MS Project: nhập hết danh sách task thành một cột thẳng, sau đó chọn những dòng cùng nhóm và bấm Indent (phím tắt Alt+Shift+→). Một cấp rồi hai cấp. Xong vào Format → Outline Number để phần mềm tự đánh số 1, 2, 2.1, 2.1.3.

Kinh nghiệm của mình: đừng chia quá 4 cấp. Cấp 5, cấp 6 nhìn rất chuyên nghiệp trong buổi trình bày, nhưng đến lúc cập nhật thực tế mỗi tuần thì không ai kiểm nổi, và bảng in ra chữ nhỏ đến mức không đọc được.

Ví dụ WBS gọn cho nhà dân dụng:

• 1. Công tác chuẩn bị — lán trại, rào chắn, định vị tim trục
• 1. Phần ngầm — cọc, đào đất, bê tông lót, đài móng, tường hầm, chống thấm
• 1. Kết cấu thân — cột, dầm, sàn theo từng tầng
• 1. Xây tô — tường, trát, láng
• 1. MEP — điện, nước, điều hoà, PCCC
• 1. Hoàn thiện — ốp lát, sơn, cửa, thiết bị vệ sinh
• 1. Nghiệm thu, bàn giao

Một điểm nên nhớ: MS Project không có sẵn hệ thống mã công việc theo kiểu Việt Nam. Bạn muốn mã kiểu A.2.3.1 khớp với bảng dự toán thì phải tự đặt trong cột Text hoặc dùng chính Outline Number rồi thống nhất với bên dự toán. Đừng để hai bên đánh số khác nhau, họp sẽ rất mệt.

Bước 3: Nhập công việc và thời lượng

Nhập từng dòng, cột Duration gõ số ngày kèm chữ d, ví dụ 2d cho hai ngày, 4w cho bốn tuần. Viết 2d thì MS Project hiểu 2 ngày làm việc theo lịch, tự nhảy qua Chủ nhật.

Ở đây có một nhầm lẫn phổ biến cần nói rõ: Duration và Work là hai chuyện khác nhau. Duration là khoảng thời gian công việc chiếm trên lịch. Work là tổng số giờ công. Đổ bê tông sàn có Duration 2 ngày, nhưng Work của cả tổ đội có thể là 64 giờ (4 người × 8 giờ × 2 ngày). Nhập lẫn hai cột này là lý do tiến độ ra ảo.

Nguyên tắc chia task: mỗi đầu việc nên gói trong khoảng 1 đến 10 ngày. Công việc 30 ngày nên cắt thành 3-4 đoạn, ví dụ theo tầng hoặc theo phân đoạn. Cắt nhỏ hơn thì cập nhật được, mà vẫn không rối.

Vài dòng ví dụ cho tầng 3, nghe là thấy quen:

Dòng 21 là ví dụ về lag — tháo cốp pha phải chờ, viết FS+3d nghĩa là sau khi đổ xong 3 ngày mới bắt đầu. Dòng 22 dùng quan hệ SS (Start to Start) vì gia công cốp pha dầm sàn làm song song được với lắp cốp thép cột.

Bước 4: Nối quan hệ và đọc đường găng

Bốn loại quan hệ cần dùng quen:

• FS (Finish to Start) — xong việc trước mới làm việc sau. Chiếm 90% các mối.
• SS (Start to Start) — hai việc chạy song song, chỉ lệch nhau khoảng chờ.
• FF (Finish to Finish) — cùng kết thúc.
• SF (Start to Finish) — gần như không dùng cho thi công, nhưng tồn tại.

Mẹo nối nhanh: chọn hai dòng, bấm biểu tượng Link Tasks, hoặc kéo từ giữa thanh Gantt của việc trước sang việc sau. Muốn đổi loại thì nháy đúp vào đường mũi tên.

Đường găng là gì và vì sao nó quan trọng đến vậy

Nối xong hết, bạn vào Format → bật Critial Tasks (nút này đọc là Critical Tasks, hiển thị thanh màu đỏ). Đường găng là chuỗi công việc dài nhất trong toàn bộ sơ đồ, và tổng thời lượng của chuỗi đó chính là thời gian hoàn thành dự án.

Cách kiểm tra bằng số: thêm cột Total Slack. Công việc nào có Total Slack bằng 0 thì nằm trên đường găng. Có nghĩa là việc đó trễ 1 ngày thì cả dự án trễ 1 ngày, không có cách nào bù.

Ví dụ ở nhà phố 5 tầng kia, bảng gồm 148 đầu việc, tổng Duration theo đường găng ra 214 ngày làm việc, tức khoảng 9,7 tháng theo lịch. Nhìn con số đó, bạn biết ngay hai điều: hợp đồng ghi 8 tháng thì kịch bản hiện tại không chạy được, và mọi nỗ lực rút ngắn phải nhắm vào đường găng, không phải nhắm vào mấy việc đang có slack 20 ngày.

Đây là chỗ file Excel không làm cho bạn được. Trong Excel, khi đổi một ngày, bạn phải tự dò xem nó kéo theo cái gì.

Một cảnh báo: đừng để lag ngày nghỉ đẩy đường găng mà không biết. Nhiều khi vì một mối FS+7d đặt bừa ở đầu dự án, đường găng dài thêm cả tuần mà nhìn bảng thì tưởng bình thường.

Bước 5: Nguồn lực và chi phí

Vào Resource Sheet khai ba thứ: tên nguồn lực, Max Units (tỉ lệ khả dụng, 100% là một người toàn thời gian), và rate theo giờ hoặc theo ngày.

Rồi vào cột Resource Names của từng task mà gán. Cách nhanh nhất là dùng view Task Usage — gán nguồn lực theo từng task, rồi xem ô nào đỏ.

Ô đỏ là over-allocation, tức bạn đang xếp một người làm hai việc cùng lúc. Nhìn thấy ô đỏ, bạn có ba lựa chọn: dời công việc, thêm người, hoặc giảm Max Units xuống cho sát thực tế. Cái thứ ba hay bị lạm dụng để làm ô đỏ biến mất — đừng làm vậy, nó chỉ che đi vấn đề.

Với nguồn lực là vật tư, bạn có thể khai luôn giá nhân công, ca máy rồi MS Project cộng ra chi phí theo tiến độ. Tính năng này dùng được, nhưng đừng kỳ vọng nó thay bảng dự toán. Nó tính chi phí theo thời gian, còn dự toán cần bóc theo biện pháp và định mức — hai việc khác nhau.

Bước 6: Lưu Baseline rồi cập nhật thực tế

Trước khi khởi công, làm một việc rất nhanh nhưng bắt buộc: lưu Baseline. Vào Project → Set Baseline → Baseline. Nó copy toàn bộ ngày kế hoạch hiện tại vào một lớp riêng.

Sau khi có Baseline, bật cột Baseline Start và Baseline Finish. Từ đây bạn so được kế hoạch và thực tế, và bảng Gantt hiện hai thanh: thanh xám là baseline, thanh xanh là hiện tại. Chênh lệch nhìn trong 2 giây.

Mỗi tuần cập nhật theo trình tự này:

1. Nhập % Complete hoặc Actual Start/Actual Finish cho các việc đã làm.
2. Nếu công việc chưa xong mà đã tới hạn, sửa Duration còn lại chứ đừng xoá công việc.
3. Cập nhật ngày thực tế của công việc đang chạy bằng cột Actual Start.
4. Bật lại Critical Tasks — xem đường găng đã đổi chưa.

Đường găng sẽ đổi sau khi cập nhật thực tế. Chuyện hoàn toàn bình thường. Có giai đoạn đường găng nhảy từ phần kết cấu sang phần MEP vì bên cơ điện giao thiết bị muộn. Nhìn bảng mà không cập nhật thì bạn không biết điều đó cho đến khi chậm đã rồi.

Bước 7: In và xuất báo cáo

File 148 đầu việc in khổ A4 sẽ vỡ chữ. Vào File → Print → chọn khổ A3, để Fit to 1 page wide, rồi chỉnh Scale. Với bảng dài, chia theo tháng hoặc theo giai đoạn bằng cách dùng lệnh Page Breaks hoặc lọc theo WBS cấp 2.

Cần hai bản: một bản chi tiết cho kỹ thuật, một bản rút gọn còn khoảng 20-30 dòng cho chủ đầu tư. Bản rút gọn nên để chế độ collapse WBS, chỉ mở tới cấp 2.

Muốn xuất PDF thì dùng Save As → PDF, đừng chụp màn hình. Ảnh chụp không đọc được ngày tháng khi in.

Vài chỗ MS Project gây khó chịu — nói trước cho đỡ sốc

Không phải cái gì cũng mượt. Mình liệt kê mấy điểm thật:

• Không có định mức Việt Nam. Bạn phải tự nhập định mức từ tài liệu của mình. Phần mềm chỉ là cái máy tính lịch.
• Ribbon nhiều tầng. Mấy lệnh cần dùng thường xuyên như Set Baseline, Manual/Auto Schedule nằm khá sâu, người mới mất 2-3 ngày mới tìm quen.
• File nặng khi quá nhiều task. Trên khoảng 2.000 đầu việc, thao tác kéo thả bắt đầu giật. Công trình lớn nên chia file theo giai đoạn hoặc dùng Project Server / Project Online.
• Lịch 2 ca, 3 ca khó khai. Muốn đúng thì phải tạo calendar riêng và gán cho từng task, không khai một lần là xong.
• Không dùng được cho lập dự toán. Có cột Cost nhưng đừng ép nó làm bảng khối lượng.
• Bản quyền tốn tiền. Đây là lý do nhiều đội vẫn quay lại Excel, cho tới khi file đó phình ra không kiểm nổi.

Không có cái nào là lỗi của phần mềm cả. Chỉ là biết trước thì đỡ mất thời gian mò.

Tự học thì nên bắt đầu từ đâu

Nếu bạn chưa từng mở MS Project, thứ tự học hợp lý là: khai lịch làm việc → tạo WBS → nhập duration → nối quan hệ → đọc đường găng. Bốn bước đầu làm được là bạn đã lập được một tiến độ dùng được. Nguồn lực, chi phí, baseline để sau.

Thời gian thực tế: khoảng 6-8 giờ luyện với một công trình thật bạn đang làm, không phải bài tập mẫu. Luyện bằng công trình thật thì nhớ nhanh hơn nhiều.

Bộ tài liệu Hướng dẫn MS Project của mình gồm 114 trang, đi đúng trình tự trên, có phần về đường găng, WBS, chế độ Manual và Auto Scheduled, cách lưu baseline và cập nhật thực tế theo tuần, kèm ví dụ dựng trên một công trình dân dụng nhiều tầng. Bạn xem thử 5 trang xem trước trước khi quyết định.

Thanh toán bằng chuyển khoản trong nước qua QR VPBank, không cần thẻ quốc tế. Sau khi xác nhận, link tải gửi vào email của bạn trong vòng 24 giờ.

👉 Xem nội dung và 5 trang xem trước: https://globalmarket.vin/vi/product/huong-dan-ms-project — 79.000đ