Tiếng Anh trong kinh doanh: học từ email công việc trước

Có một chuyện lặp lại ở gần như mọi lớp tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm. Học viên nói khá trôi, nghe hiểu clip YouTube, nhưng đến lúc phải viết một email xin báo giá gửi đối tác nước ngoài thì ngồi cả buổi chưa xong. Không phải họ thiếu từ. Họ thiếu đúng một thứ: câu mẫu đúng ngữ cảnh. Cái mà không trường lớp nào dạy hết vì nó quá cụ thể.

Tiếng Anh trong kinh doanh khác tiếng Anh giao tiếp ở chỗ nó gắn với tình huống nghề. Bạn không cần nói được mọi thứ. Bạn cần xử lý gọn bốn việc: viết email, nghe điện thoại, họp, và đàm phán. Bốn việc đó chiếm gần hết thời gian làm việc thật của một người dùng tiếng Anh trong công ty.

Vì sao nên học từ email trước, không phải từ từ vựng

Người mới thường bắt đầu bằng danh sách từ vựng theo chủ đề. Kết quả là biết 40 từ về marketing mà không ghép nổi câu xin dời lịch họp.

Email là điểm khởi đầu tốt vì ba lý do rất thực dụng.

Thứ nhất, email có công thức. Một email xin báo giá, một email xác nhận đơn, một email xin lỗi vì giao chậm — mỗi loại có bộ khung câu gần như cố định. Học một lần, dùng lại hàng trăm lần.

Thứ hai, email cho bạn thời gian. Nói thì phải phản xạ, viết thì được tra, được sửa, được đọc lại. Người mới học qua email có cảm giác an toàn hơn nhiều so với bị đẩy vào một cuộc gọi đột xuất.

Thứ ba, email tạo ra vốn câu để nói. Rất nhiều câu bạn viết trong email — "I'm writing to follow up on…", "Could you let me know by Friday?" — đọc lên là dùng được trong họp và điện thoại luôn.

Một điểm hay bị bỏ qua: lỗi trong email công việc nặng hơn lỗi khi nói. Nói sai thì người ta bỏ qua, viết sai thì nó nằm trong hộp thư đối tác mãi.

Bốn nhóm kỹ năng cần trước khi nghĩ tới chuyện "nói giỏi"

Đây là thứ tự mình hay khuyên. Không phải thứ tự trong sách giáo trình, mà là thứ tự theo mức độ dùng thật.

1. Email công việc

Bắt đầu từ bố cục: chào, lý do viết, nội dung, hành động mong muốn, kết. Nghe đơn giản nhưng 90% email người Việt viết sai ở đây — thường là đưa ra yêu cầu mà không nói rõ hạn, hoặc mở đầu bằng một đoạn dài dòng chưa vào việc.

Mấy câu nên nhớ nằm lòng:

Cái bẫy lớn nhất là dịch thẳng từ tiếng Việt. "Mong anh sớm phản hồi" dịch thành "I hope you reply soon" nghe như ra lệnh. Trong tiếng Anh công việc người ta dùng "I look forward to hearing from you."

2. Điện thoại và lịch hẹn

Phần khó nhất không phải từ vựng mà là con số. Số điện thoại, ngày tháng, địa chỉ email — đọc sai một chữ là lệch cả cuộc hẹn. Người Việt hay lẫn cách đọc ngày kiểu Anh (15 March) và kiểu Mỹ (March 15), và lẫn luôn cách đọc số 0 khi thì "oh", khi thì "zero".

Một mẹo nhỏ mà hiệu quả: khi đọc số điện thoại, đọc từng cụm ba hoặc bốn số rồi dừng lại một nhịp. Đừng đọc liền một hơi. Đầu dây bên kia ghi kịp.

3. Họp

Nói trong họp không phải là nói nhiều. Nó là nói đúng lúc, đúng chỗ. Câu mở đầu để giành lượt, câu để phản đối lịch sự, câu để kéo người khác vào — ba nhóm đó quan trọng hơn vốn từ chuyên ngành.

"Sorry, could I come in here?" — một câu đủ dùng cho hàng trăm cuộc họp.

4. Đàm phán và thuyết trình

Để cuối vì nó khó. Nhưng khi ba phần trên vững rồi thì phần này nhẹ hơn nhiều.

Đàm phán tiếng Anh có một đặc điểm: người ta dùng ngôn ngữ giảm nhẹ (hedging) rất nhiều. Nói thẳng "That's too expensive" là mất điểm. Người ta nói "I'm not sure we can work with that price, unfortunately." Cùng ý nghĩa, khác hoàn toàn tác dụng.

Bảng từ vựng theo xu hướng: thứ hay bị học vẹt nhất

Một trong những chỗ người Việt sai lâu mà không biết là mô tả biểu đồ. Từ chỉ xu hướng chia theo mức độ, không phải cứ increase là xong.

Học bảng này xong vẫn phải đọc con số. Nhiều bạn viết "sales increased" rồi im, thiếu hẳn con số và đơn vị. Trong tiếng Anh công việc, một câu không có số thường là một câu chưa đủ.

Lỗi người Việt hay mắc nhất

Đây là phần mình thấy đáng giá nhất khi dạy. Danh sách dưới đây không phải lý thuyết, nó lấy từ email và bài viết thật của học viên.

Dịch thẳng chức danh. "Giám đốc kinh doanh" dịch máy thành "Business Director" nghe lạ tai với người bản xứ. Sales Director hoặc Commercial Director là quen hơn.

Dùng "Dear Sir/Madam" cho mọi email. Nếu đã trao đổi trước đó rồi thì "Dear Mr. Brown" hoặc chỉ "Hi Sarah" tự nhiên hơn nhiều. Trang trọng quá mức cũng là một loại sai.

Sai trật tự từ. Tiếng Việt đặt tính từ sau danh từ, tiếng Anh ngược lại. Nghe đơn giản nhưng lỗi này xuất hiện ở cả người viết khá.

Bỏ mạo từ. "Send me report" thiếu "the". Lỗi nhỏ, đọc lên thấy ngay là người nước ngoài viết.

Dùng thì hiện tại hoàn thành và quá khứ đơn lẫn lộn. "I have sent it yesterday" là câu sai kinh điển. Có yesterday thì phải dùng quá khứ đơn.

Small talk không dám nói. Rồi chuyển thẳng vào việc. Đối tác phương Tây thấy hơi lạnh. Ba câu hỏi về thời tiết, chuyến bay, hoặc cuối tuần là đủ ấm lại.

Xin lỗi quá nhiều. Văn hóa Việt khiêm tốn, nhưng trong email công việc tiếng Anh, "Sorry to bother you" đặt ở đầu mọi email khiến bạn trông thiếu tự tin. Một lời xin lỗi đúng lúc tốt hơn năm lời xin lỗi rải rác.

Ví dụ thật: một email xin báo giá

Đây là email mình hay đưa ra làm bài tập. Đọc để thấy cách sắp xếp.

Subject: Quotation request – office furniture (15 units)

Dear Ms. Lee,

I'm writing from An Phat Trading. We came across your catalogue at the Vietnam Expo last week and are interested in your office chair range.

Could you send me a quotation for 15 units of model OC-220, including delivery to Ho Chi Minh City? We would also like to know your lead time and payment terms.

If possible, please send the quotation by Friday so we can include it in our budget review.

I look forward to hearing from you.

Best regards, Tran Minh

Đếm thử: 78 từ. Ngắn hơn hầu hết email người Việt mới học viết. Và nó có đủ: giới thiệu, yêu cầu cụ thể, thời hạn, kết.

Điều đáng chú ý là email này không có câu nào khó. Toàn cấu trúc cơ bản. Cái làm nó chuyên nghiệp là sự rõ ràng, không phải từ vựng cao siêu.

Học tiếng Anh công việc cần bao lâu

Không có con số đúng cho tất cả, nhưng có một điều thật: người đã có nền A2 lên được mức dùng được trong công việc thường mất khoảng ba đến sáu tháng nếu học đúng chỗ. Những người mất hai năm thường vì học dàn trải — hết unit này sang unit khác, chủ đề nào cũng học một chút, không chủ đề nào dùng được.

Cách nhanh hơn là chọn mười tình huống sát công việc nhất rồi luyện cho nhuyễn. Mười tình huống đó, với một người làm văn phòng, thường là: xin báo giá, xác nhận đơn, xin dời họp, giới thiệu công ty, mô tả sản phẩm, mô tả biểu đồ doanh số, xin lỗi giao hàng trễ, thương lượng giá, chốt hợp đồng, và thuyết trình ngắn.

Mỗi tình huống cần khoảng mười đến mười lăm câu mẫu. Tổng cộng khoảng 150 câu. Đó là toàn bộ vốn câu để làm được việc ở mức tiếng Anh công việc cơ bản.

Hạn chế cần biết trước khi bỏ tiền

Nói thẳng mấy điều khó chịu, vì biết rõ sẽ đỡ thất vọng.

Tiếng Anh công việc học tốt nhất khi bạn có việc dùng thật. Không có đối tác, không có email thật phải trả lời, thì học xong rất dễ quên. Nếu bạn chưa có môi trường dùng tiếng Anh, hãy tự tạo: viết email giả định mỗi tuần, hoặc tham gia nhóm học có người nước ngoài.

Phiên âm IPA rất hữu ích nhưng chỉ khi bạn chịu mở từ điển tra lại. Nhiều người đọc IPA một lượt rồi bỏ. Không tra thì IPA chỉ là ký hiệu lạ trên giấy.

Và một điều nữa: không có tài liệu nào thay được việc nói ra. Đọc hiểu nhiều lắm cũng dừng ở mức hiểu. Muốn dùng được thì phải nói, dù nói một mình trong phòng.

Tài liệu ôn tập có sẵn

Nếu bạn đang cần một chỗ để bắt đầu mà không phải tự gom tài liệu, có một đề cương ôn tập Tiếng Anh trong kinh doanh 453 trang, song ngữ Việt – Anh, trình độ A2–B1. Gồm mười hai chương chia theo đúng các tình huống trên: công việc và cơ cấu công ty, giao tiếp xã giao và networking, điện thoại và lịch hẹn, email công việc, marketing, bán hàng và chăm sóc khách hàng, số liệu và xu hướng, tài chính ngân hàng, xuất nhập khẩu, họp, đàm phán, thuyết trình.

Phần mình thấy đáng dùng nhất là mỗi chương đều kết thúc bằng bài tập vận dụng có lời giải, bài tập viết kèm dàn ý, và câu hỏi trắc nghiệm có đáp án. Cộng thêm ba phụ lục: đáp án toàn bộ, động từ bất quy tắc hay dùng trong công việc, và bảng tra từ vựng A–Z.

Từ vựng có phiên âm IPA, và có riêng phần liệt kê lỗi hay mắc của người Việt — đúng những lỗi mình kể ở trên.

Sách không hứa dạy bạn nói như người bản xứ. Nó gom lại những gì cần cho mười tình huống công việc phổ biến nhất, theo dạng học được rồi dùng được ngay.

Xem thử 5 trang đầu tại trang sản phẩm để biết có hợp không: Đề cương ôn tập Tiếng Anh trong kinh doanh

Giá 179.000đ. Bản PDF song ngữ 453 trang, gửi tự động.

Thanh toán bằng chuyển khoản trong nước, không cần thẻ quốc tế. Nhận hàng trong 24 giờ sau khi chuyển khoản.

Nếu bạn muốn xem thêm các đề cương khác — kinh tế lượng, kế toán, thuế, luật kinh doanh — thì vào đây.